5 Tips voor communicatie met impact

'Men kan niet niet communiceren', beschrijft Paul Watzlawick als eerste van de 5 axioma's van communicatie.

Dit gezegd hebbende is het van belang te weten wat de ingrediënten zijn voor communicatie met impact. U wilt als bedrijfsleiding immers richting geven aan uw bedrijf en aan uw werknemers. Als de communicatie tekort schiet, zal u de resultaten niet, of pas veel later dan gewenst bereiken. Daarom zetten we enkele praktische tips voor u op een rij:

Tip 1: Wees helder over het gewenste resultaat

Voordat u iets communiceert met het MT team, uw medewerkers of eender wie in uw persoonlijke of zakelijke netwerk, is het van groot belang dat u helder voor ogen hebt wat u graag wilt bereiken. Voorbereiding is hierbij het sleutelwoord. Hoe beter u visualiseert wat u verwacht van uw gesprekspartner, hoe beter u in staat zult zijn de juiste boodschap te geven. Pas uw taalgebruik aan uw doelpubliek aan, kies uw woorden zorgvuldig - wees 'articulate'. Door goed voor te denken en af te tasten, weet u hoe ver u kunt gaan, zonder uw doel uit het oog te verliezen.

Komt u er zelf niet uit? Bespreek het met uw communicatieverantwoordelijke, een collega of vertrouwenspersoon. Toets af of uw boodschap voldoende specifiek en helder is.

Tip 2: Houd rekening met het relationele aspect

Uw boodschap over willen brengen is één ding, hoe u deze communiceert is minstens zo belangrijk. Bij deze tip brengen we graag de aandacht naar het situationeel leiderschap. De relatie is bepalend voor het effect van uw boodschap op de ontvanger. Zeker binnen de bedrijfscontext is het van belang dat u de relatie tot uw medewerker blijft voeden. Er is een zekere mate van 'goodwill' nodig van de medewerker om aan uw eisen en verwachtingen te kunnen blijven voldoen.

U kunt uzelf hierbij de volgende twee vragen stellen:

1. Wat wil ik dat de ander van me vindt als het gesprek voorbij is? (ongeacht of ik de resultaten of veranderingen direct zal behalen)

2. Wat moet ik doen om deze relatie te verkrijgen of te behouden?

Let in uw communicatie vooral op het proces en minder op de gewenste uitkomst. Als u alle stappen blijft doorlopen, zult u waarschijnlijk meer bereiken dan u initieel had verwacht.

Tip 3: Respecteer uzelf

In persoonlijke coaching trajecten merken we op dat bedrijfsleiders fantastisch zijn in het zorgen voor hun bedrijf. Ze geven veel energie en aandacht en spenderen meer dan een fulltime aan de organisatie. Hierbij gaat men soms voorbij aan persoonlijke behoeften en noden. In communicatie is het dan ook cruciaal dat u uw zelfrespect hoog in het vaandel blijft dragen.

Wat hebt u zelf nodig om u goed over uzelf te voelen? Leef dan naar deze kernwaarden - anderen zullen door u worden geïnspireerd en u maakt uzelf geliefd. U bent immers een prettig persoon in de omgang geworden.

Tip 4: Positief en actiegericht met de juiste intensiteit

Zeg wat u bedoelt en bedoel wat u zegt. Wees specifiek en duidelijk. Het lijken eenvoudige en voor de hand liggende zaken, al merken we in de praktijk dat de toepassing ervan een uitdaging lijkt. Laat bovendien de intensiteit van uw communicatie afhangen van de situatie. U kunt bijvoorbeeld een medewerker met klem vragen om iets te doen, erop staan dat het gedaan wordt, of zelfs geen 'nee' accepteren. Dit is communicatie met een hoge intensiteit: u blijft standvastig en geeft niet toe. Hoewel dit een zeer effectieve manier van communiceren is, verliest het zijn waarde als het te pas en te onpas wordt toegepast. Wanneer u een te hoge intensiteit meegeeft aan pietluttigheden, dan zullen uw medewerkers u minder snel serieus nemen als het een keer echt alle hens aan dek is.

Een voorbeeld uit de praktijk dat ik uit eigen ervaring goed ken, is hoe tickets aan de IT helpdesk worden doorgegeven door de mensen uit de business. Standaard komen namelijk bijna alle tickets binnen met een prioriteit 'hoog' of zelfs 'blocking'. Dit kan natuurlijk helemaal niet. Het is een grote uitdaging om uw probleem of uitdaging op dit moment in perspectief te blijven zien en uw communicatie hierop af te stemmen.

Tip 5: Bewaar de rust at all times

Misschien wel de belangrijkste van alle 5 tips. We weten dat ons wijze, logisch denkende brein ongeveer 5 keer trager werkt dan ons emotionele brein. Rust en kalmte zijn absolute voorwaarden voor ons denkend brein om goed te kunnen blijven nadenken. Alle bovengenoemde tips hebben uw denkend brein nodig, uw emoties zijn hierbij bijzaak en zullen effectieve communicatie eerder in de weg staan.

Oefen uw geduld, uw zelfbeheersing en reguleer uw emoties. Schakel ze echter niet uit! Uitgeschakelde of onderdrukte emoties zullen op één of andere manier hun weg wel vinden, en dit vaak op een weinig constructieve manier. U blijft dan bijvoorbeeld wel kalm op het werk, maar thuis vliegt u bij het minste uit tegen uw partner of kinderen, of vlucht u in het een of ander. We kennen de trukken van de foor van uw emotioneel brein als geen ander.

Be calm and be wise!

Daphne Surink, Business coach, bezield wetenschapper